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Missão

Gerenciar a disposição, o trâmite e a preservação ao acesso de documentos produzidos e recebidos pela Faculdade de Odontologia de Piracicaba de acordo com as normativas vigentes. Aplicar tabelas de temporalidade nos documentos e Processos, agilizar informações com Clareza e organização.

Responsabilidades

• Administrar e controlar todas as questões legais  relacionadas à processos, sendo Autuação, Abertura de volumes, Regularização, Desentranhamento, Apensamento, Encerramento, Reativação, Arquivamento, Eliminação ou Guarda Permanente de acordo com a Tabela de Temporalidade vigente.
• Gerenciar o Arquivo da Faculdade contendo atualmente 4.732 processos e Expedientes, distribuidos em cerca de 600 caixas por questões administrativas, jurídicas e acadêmicas e se responsabilizar pela conservação desse acervo.
• Controlar o recebimento e envio de correspondências e documentos junto aos correios e outras transportadoras, através de lançamento no sistema interno. Inclusive de materiais de alto valor e/ou que necessitam de armazenamento e cuidados específicos (amostras, exames, biópsias, etc.).
• Se responsabilizar pelo atesto mensal dos serviços pretados pelos correios para a FOP, referente ao contrato firmado entre UNICAMP e CORREIOS.
• Protocolar todos os documentos destinados ao Diretor da FOP, dentre eles, documentos sigilosos, documentos contendo despesas e informações de ordem orçamentária e estratégicas da Faculdade.
• Zelar pela condição de envio dos documentos e processos;
• Emitir, receber, e arquivar relações de remessa de todos os documentos enviados e recebidos, sejam eles processos ou documentos avulsos;
• Receber, malote da UNICAMP, FUNCAMP e DAC, fazer lançamento dos itens no sistema SIGAD e no sistema interno de Protocolo (que dispara e-mail para os responsáveis realizarem a retirada).
• Preparar malote da FOP para UNICAMP, FUNCAMP e DAC, providenciando Relação de Remessa para todos os documentos, e providenciando o lançamento no sistema SIGAD e também no sistema interno;
• Prestar informações, pertinentes à área, pessoalmente e via e-mail a todos da FOP e UNICAMP;
• Atender usuários;